Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
1.2
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1
Vốn và cơ cấu vốn
Với tính chất ngành kinh doanh của xí nghiệp là cung cấp vật tư cho các
công trình nên đỏi hỏi một khối lượng vốn kinh doanh lớn. Cụ thể:
Vốn cố định: 3.584.500.000
Vốn lưu động: 9.930.307.000
Trong đó: Vốn tự có: 8.108.884.200
Vốn vay công ty: 4.054.442.100
Vốn vay ngoài: 1.351.480.700
Nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố động lực giúp cho
hoạt động sản xuất kinh doanh được thông suốt. Sau gần 10 năm phát triển
nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã được tăng lên 10 % sau lần tăng
vốn vào tháng 5/2004.
1.2.2
Tình hình lao động của công ty.
Là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước nên bộ máy nhân viên văn
phòng, quản lý thuộc biên chế nhà nước. Ngoài ra còn có một bộ phận lao
động trực tiếp thì thuộc hợp đồng ngắn hạn và thuê theo thời vụ.
Tổng số lao động toàn xí nghiệp là 56 người. Trong đó:
-
Cán bộ thuộc biên chế nhà nước: 26 người
-
Lao động thuộc hợp đồng ngắn hạn và thời vụ: 30 người
Trong thời kỳ phát triển của xí nghiệp trình độ lao động của xí nghiệp
cũng được nâng lên khá rõ nét. Trình độ lao động đã góp phần rất lớn đến
kết quả kinh doanh của xí nghiệp. Theo tổng hợp tình hình lao động của xí
nghiệp như sau:
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
5
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
Bảng 1.1: Tình hình lao động của xí nghiệp
STT Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Số người
1 Trình độ đại học 7
2 Cao đẳng và trung cấp 18
2 Lao động thủ công 31
Tổng số 56
1.3
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh
doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú.
1.3.1.Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh
VLXD Mạnh Tú
Về hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, được sự uỷ quyền của công ty
Xây dựng thuỷ lợi 7 dưới hình thức khoán, xí nghiệp được chủ động tự hạch
toán và tự kinh doanh. Hàng tháng nộp khoán về công ty theo kế hoạch đề ra
đầu năm. Đồng thời phải trích nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
kinh phí công đoàn tính trên lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên.
Ngoài các khoản phải nộp trên xí nghiệp còn phải trích nộp cấp trên, nộp
thuế. Sau khi trừ chi phí đầu vào còn lại là lãi ròng, xí nghiệp được giữ lại
bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nhà nước theo chế độ hiện hành. Tự chịu
trách nhiệm về kết quả kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn do tổng công
ty giao.
Không ngừng phát triển kinh doanh để chiếm lĩnh thị trường và nâng
cao chất lượng phục vụ. Đầu tư hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, bảo
đảm an toàn công tác kinh doanh, bảo vệ môi trường và tiết kiệm chi phí.
Sử dụng và quản lý có hiệu quả, đúng chính sách nhà nước đối với lực
lượng lao động, vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
6
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban chức năng.
Giám đốc xí nghiệp : là người đứng đầu xí nghiệp quản lý chung toàn
bộ nhân sự cũng như mạng lưới và kế hoạch kinh doanh của toàn xí nghiệp.
Là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký các hợp đồng mua bán hàng hoá của
xí nghiệp.
Phó giám đốc xí nghiệp : là người chịu trách nhiệm thứ hai sau giám
đốc, trực tiếp quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của xí nghiệp khi
giám đốc đi vắng. Và là người giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý
công tác kinh doanh tại chi nhánh Hà Tĩnh cũng như mở rộng thị trường đầu ra.
Phòng kinh doanh : gồm có 12 người là các nhân viên nghiệp vụ trwcj
tiếp đi giao nhận hàng, có trách nhiệm bảo quản hàng hoá, giao đúng và đủ
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
7
GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP
PHÓ GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành
chính
Chi nhánh Hồng
Lĩnh
Trụ sở Chính 19
Nguyễn Sinh Sắc
Quầy hàng phụ Khối 2
Thị trấn Nam Đàn
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
chất lượng cũng như số lượng hoàng cho khách và nhận đúng và đủ hàng
cho xí nghiệp.
Có chức năng chủ yếu là kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng và cân đối
nguồn hàng toàn xí nghiệp VLXD Mạnh Tú tìm kiếm nguồn hàng, tham
mưu cho ban giám đốc ký kết hợp đồng kinh tế và xây dựng các chiến lược
kinh doanh cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng cũng như xí nghiệp.
Đồng thời đây cũng là bộ phận đi đôn đốc và thu hồi công nợ để hỗ trợ cho
phòng kế toán trong công tác bảo tồn vốn xí nghiệp.
Phòng kế toán : Gồm có 06 người phụ trách công tác theo dõi, cập nhật
hạch toán kế toán của xí nghiệp. Có chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức
thực hiện công tác tài chính trong toàn bộ xí nghiệp theo đúng pháp lụat quy
định của nhà nước và quy định của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ
chức hạch toán thống kê các phần hành để cung cấp thông tin kinh tế chính
xác, kịp thời và đầy đủ cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc xí nghiệp đề
ra những quyết định có hiệu quả.
Ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,
vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD và sử dụng kinh phí
của xí nghiệp.
- Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, lập báo cáo kế toán,
thống kê, quyết toán của xí nghiệp.
- Lập phương án nguồn vốn và sử dụng vốn hàng năm, kế hoạch, tín dụng.
lợi nhuận,
- Tính toán, trích nộp các khoản nộp ngân sách nhà nước, các loại quỹ, phân
phối lợi nhuận,
- Quản lý tiền mặt, chi lương, chi thưởng,
Phòng tổ chức hành chính: Gồm 6 người phụ trách công tác tổ chức
nhân sự của xí nghiệp, có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử
dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao động của xí nghiệp. Nghiên cứu,
xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương phân phối tiền
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
8
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
lương, tiền thưởng hợp lý trình giám đốc. Đồng thời là bộ phận giúp việc
của giám đốc trong công tác hành chính văn phòng, văn thư, đánh máy và
bảo vệ.
Bên cạnh chức năng quản lý đào tạo, tuyển dụng đào tạo nhân sự, phòng
tổ chức cán bộ còn quản lý hồ sơ sử dụng đất, đăng ký kinh doanh, sổ bảo
hiểm xã hội, con dấu, Trong hoạt động sản xuất đưa ra các đề xuất mua
sắm, cấp phát, quản lý trang thiết bị văn phòng. Tổ chức tiếp khách, rà xét
và giải quyết khiếu nại tố cáo của khách hàng,
Mỗi phòng ban trong xí nghiệp đều có một chức năng nhiệm vụ riêng
nhưng mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ lợi ích cán bộ công nhân việ và
Xí nghiệp.
* Các đơn vị trực thuộc xí nghiệp :
Ngoài hệ thống phòng ban tại văn phòng xí nghiệp kinh doanh VLXD
Mạnh Tú còn có 1 chi nhánh tại Hồng lĩnh và 1 quầy hàng tại thì trấn Nam
Đàn.
Chi nhánh thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của xí
nghiệp. Chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ
xí nghiệp đã giao trên địa bàn được phân công.
Chi nhánh Hồng Lĩnh : Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên
địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
Quầy hàng chính( số 19 Nguyễn Sinh Sắc) : tổ chức kinh doanh trên địa
bàn thành phố Vinh và các công trình lớn ở các tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị,
…
Quầy hàng phụ : khối 2 thị trấn Nam Đàn : Cung cấp cho các khách hàng
thuộc khu vực huyện Hưng Nguyên, Nam Đàn, Thanh Chương.
1.3.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.
- Sản phẩm chính.
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
9
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
Thị trường đầu vào của xí nghiệp là các sản phẩm sắt thép của công ty
gang thép Thái Nguyên (TISCO), công ty thép Việt- Úc (VUC), nhà máy
thép Việt – Hàn (VPS). Ngoài ra, còn có các sản phẩm ximăng Bỉm Sơn,
nhà máy ximăng Nghi Sơn( Thanh Hoá), ximăng Hoàng Mai, nhà máy
ximăng Cầu Đước.
- Thị trường tiêu thụ.
Là đơn vị chuyên kinh doanh mặt hàng sắt thép, ximăng các loại cung
cấp cho ngành xây dựng, xí nghiệp có một thị trường đầu ra rất rộng rãi
không chỉ ở trong tỉnh mà còn lan rộng ra các tỉnh miền Trung như Quảng
bình, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng,… khách hàng của xí nghiệp chủ yếu là các
công ty công trình giao thông thuộc tổng công ty CTGT 4,… các công ty
thuỷ lợi: Công ty xây dựng thuỷ lợi 24, công yt xây dựng thuỷ lợi 3, Tổng
công ty xây dựng Trường Sơn, Công ty Xây dựng số 1, công ty xây dựng 2,
công ty xây dựng 6,…Ngoài ra xí nghiệp còn là địa điểm tin cậy cho nhân
dân trong tỉnh và thành phố chọn là nơi cung cấp vật liệu xây dựng cho các
công trình xây dựng dân dụng.
1.4 Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại xí nghiệp kinh doanh
vật liệu xây dựng Mạnh Tú.
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú là công ty con thuộc
công ty cổ phần thuỷ lợi 7. Công ty độc lập, hạch toán độc có tư cách pháp
nhân, hệ thống sổ sách kế toán riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng nông
nghiệp và phát triển nông thôn Huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An.
1.4.1 Cơ c
ấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
10
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng
Mạnh Tú
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú gồm 1 kế toán trưởng,
2 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán hàng hoá và 1 thủ quỷ.
Mỗi kế toán phụ trách mỗi công việc riêng, thực hiện đúng chức năng nhiệm
vụ dưới sự chỉ đạo chính của kế toán trưởng. Cùng với mô hình quản lý kinh
doanh, công tác hạch toán kế toán, tổ chức thu thập xử lý và cung cấp tài
liệu để kiểm tra và ghi sổ, Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú
đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
Nhiệm vụ của phòng kế toán là hướng dẫn và kiểm tra, lập chứng từ đến
ghi sổ và lập báo cáo kế toán. Cùng các bộ phận chức năng khác soạn thảo
kế hoạch sản xuất, tài chính cho hoạt động phát triển của xí nghiệp. Thông
qua các tài liêu ghi chép tiến hành phân tích, kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch, giám sát tình hình sử dụng vốn, bảo toàn vốn. Tính toán giá thành,
hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện các nghĩa vụ ngân sách và công tác
thanh toán. Theo phân hệ chức năng công tác kế toán thực hiện các công
việc chính sau:
Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế
toán tài chính thống kê ở xí nghiệp bao gồm: Tổ chức bộ máy kế toán để
thực hiện công tác kế toán, công tác tài chính, tổ chức kế toán tài chính và kế
toán quản trị theo yêu cầu quản lý của xí nghiệp. Lập và nộp đầy đủ các báo
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
11
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN THANH
TOÁN
KẾ TOÁN HÀNG
HOÁ
THỦ QUỸKẾ TOÁN TỔNG
HỢP
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
cáo kế toán định kỳ và báo cáo kế toán nội bộ. Tổ chức bảo quản lưu trữ
chứng từ kế toán, trang bị các phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán.
Kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của xí nghiệp, kiểm tra
việc quản lý tài sản, thực hiện việc kiểm kê đánh giá tài sản, xử lý kịp thời
mọi khoản thiệt hại, tổn thất về tài sản của công ty.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ nhận các chứng từ gốc của kế toán chi
tiết, kiểm tra tính hợp lý, tính hợp pháp của chứng từ, vào sổ nhật ký, sổ cái
tài khoản, sổ chi tiết tài khoản và lập các báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp
có 2 người. Thực hiện công tác nhanh gọn phản ánh chính xác tình hình để
kế toán trưởng tổng hợp lại để có các báo cáo kịp thời.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiêu chi, giấy uỷ
nhiệm chi, quản lý quỹ tiền mặt, cân đối. Có nhiệm vụ tính toán, phân bổ
chính xác chi phí nhân công, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng
liên quan. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, đồng thời thu hồi
vốn ở các khách hàng, đại lý, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích và
phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng. Kế toán thanh toán có
một người đảm nhận tất cả các công việc trên.
Kế toán hàng hoá: Đặc thù công việc của hoạt động kinh doanh hàng
hoá nên công tác của kế toán hàng hoá mang đặc trưng riêng của một đơn vị
kinh doanh. Kế toán hàng hoá chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về
khối lượng và chất lượng hàng hoá mua vào, lập bảng kê hàng hoá mua vào,
giá mua vào. Đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho
hàng của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về tình hình
hàng tồn kho, giá bán, lập bảng kê xuất giá bán trước ngày 05 hàng tháng.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi thu, chi tiền mặt, quản lý hành chính
của Công ty. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập xuất
quỹ, ghi sổ quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán.
Công ty sử dụng một thủ quỹ đảm nhận công tác quản lý quỹ của công ty.
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
12
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm về chi phí
nhân viên nhưng vẫn đáp ứng, và hoàn thành công tác kế toán mà xí nghiệp
giao cho. Do đó có thể khai thác tối đa năng lực của nhân viên kế toán.
1.4.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán.
Xí nghiệp kinh doanh kinh doanh vật liệu xây dựng là doanh nghiệp thực
hiện đầu mối trung gian, hàng hoá từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Hoạt
động tổ chức vận dụng chế độ kế toán dưới sự chỉ đạo của công ty mẹ và
tuân thủ chế độ kế toán của Bộ Tài chính. Hiện nay công ty có sử dụng phần
mền kế toán Fast dùng cho các doanh nghiệp. Sử dụng hệ thống tài khoản
theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC và thông tư 103/2005/TT-BTC ngày
24/11/2005 về tiêu chuẩn và phần mềm kế toán. Ngoài ra tại xí nghiệp dựa
vào đặc trưng của tình hình kinh doanh, các mặt hàng cụ thể để chi tiết các
tài khoản con để quá trình hạch toán được cụ thể cho từng mặt hàng.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nhưng công tác sử dụng
phần mềm kế toán còn chưa được hiện đại hoá.
1.4.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là bằng chứng ban đầu với mục đích tạo ra bằng chứng
ghi lại nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Hệ thống chứng từ là một hệ thống thiết kế
văn bản theo chỉ tiêu, theo loại nghiệp vụ của đối tượng quy định hạch toán
trên chứng từ.
Dựa vào thực tế sản xuất của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh
Tú hệ thống kế toán của xí nghiệp đã áp dụng hệ thống chứng từ và quá trình
luân chuyển chứng từ phù hợp với quy trình kinh doanh. Thể hiện rõ mục đích
của văn bản chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế xẩy ra, từng chứng từ kế toán
phải phù hợp với giai đoạn, chu kỳ kế toán,…
Hiện nay Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính
phát hành. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm:
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
13
Chuyên đề thực tập Khoa Kế Toán
Chứng từ tiền mặt: bao gồm chứng từ thu, chi tiền mặt. Thực hiện công tác
thu chi tiền mặt tại quỹ,…
Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền
lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm ,hợp đồng giao khoán
Hàng tồn kho gồm có nhứng chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ
kho, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá,
Chứng từ bán hàng: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT-mẫu 02,
Phiếu thu phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng,
Chứng từ về tài sản cố định; Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố
định, biên bản thanh thanh lý tài sản cố định,
Các chứng từ được luân chuyển theo chu trình luân chuyển phù hợp với công
tác kế toán và trình tự ghi sổ.
Tóm lại, Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành
về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với
tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi
chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin
kế toán cho ban Giám đốc trong xí nghiệp.
Những đặc trưng cơ bản: Về cơ bản việc sử dụng các chứng từ của
xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú không có gì khác biệt
so với chế độ kế toán mà Bộ tài chính đề ra. Ngoài các chứng từ mà Bộ
tài chính bắt buộc Công ty còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác.
1.4.2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp kinh doanh
vật liệu xây dựng Mạnh Tú.
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú có chi nhánh tại
thị xã Hồng Lĩnh tỉnh Hà Tĩnh cách xa văn phòng xí nghiệp, các quầy
Nguyễn Thị Thanh Huyền _ KTBN K17
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét