Giám đốc là người có quyền cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt
động của công ty, thu thập thông tin và ý kiến từ các phòng ban để đưa ra những quyết
định quan trọng và đứng đắn trong lĩnh vực kinh doanh giúp công ty ngày càng phát
triển mạnh, và có nghĩa vụ cũng như quyền lợi đối với nhà nước.
Phòng kinh doanh:
Nhiệm vụ chính là khảo sát thị trường tìm ra các nguồn hàng và đối tác cho
công ty, phòng kinh doanh còn đảm nhận cùng ban giám đốc đưa ra các văn bản điều
hành trong việc nhập và bán hàng, giá cả và phương thức bán hàng kinh doanh hiệu
quả nhất nhằm mở rộng mạng lưới thị trường, và các đối tác của công ty.
Phòng kế toán:
Thực hiện các chế độ hoạch toán trong Công ty, giám sát vốn và thực hiện các
chế độ khấu hao, bảo toàn vốn theo dõi cùng với phòng kinh doanh theo dõi quá trình
nhập xuất các lô hàng và tính toán được hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh
của đơn vị mình.
Phòng Tổ chức:
Lên kế hoạch hoạt động, sắp xếp và giám sát lịch làm việc, thực hiện các chế độ
và hoạch toán tiền lương cho nhân viên trong Công ty.
4. Nguyên tắc quản lý của Công ty là:
- Hàng nhập do Nhà cung cấp của các Công ty sản xuất linh kiện máy tính chính
hãng như: Asus, Foxcon, Intel, Gigabyte…theo hình thức đặt hàng số lượng.
- Hàng bán ra:
Theo dõi số lượng hàng bán ra với giá theo quy định của Công ty, của nhà sản
xuất và theo giá chung của thị trường.
Theo dõi hàng tồn kho.
Theo chất lượng của sản phẩm (dõi bảo hành)
- Công ty có các hình thức tiếp thị, khuyến mại, tìm hiểu thị trường, thị hiếu
của khách hàng.
- Khách hàng: ưu đãi với khách quen mua số lượng sẽ được giảm giá, luôn gây
uy tín với khách hàng mới.
5
5. Các loại giấy tờ có liên quan đến Công ty:
Ngoài giấy phép kinh doanh do Nhà nước cấp thì Công ty còn có một số giấy tờ
riêng như: - Phiếu nhập ( Hoá đơn nhập hàng)
- Phiếu xuất (Hoá đơn bán hàng)
- Giấy bảo hành….
6
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH
VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐÀO
TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC TẾ.
I.CÁC THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG:
Hệ thống chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Giảm thiểu công sức, thời gian của con người.
Truy cập tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và chính xác.
Lập báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp cho nhân viên kinh doanh đưa ra
những phương án kinh doanh hợp lý và kịp thời.
1. Mục tiêu quản lý:
- Theo dõi được hàng nhập vào.
- Theo dõi được hàng bán ra.
- Theo dõi được số lượng hàng tồn kho.
- Theo dõi được vấn đề về bảo hành.
- Theo dõi được vấn đến doanh thu của Công ty.
2. Đầu vào của hệ thống:
- Thông tin Nhà cung cấp.
- Thông tin mặt hàng.
- Thông tin về khách hàng
- Thông tin về hoá đơn nhập/ xuất.
- Thông tin về bảo hành
3. Đầu ra của hệ thống:
- Thống kê lượng hàng hoá tồn kho theo mặt hàng hoặc Nhà cung cấp.
- Thống kê doanh thu của Công ty.
- Thống kê hàng bảo hành, tình trạng bảo hành của khách hàng.
7
II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY:
1.Hệ thống hiện tại:
Công ty kinh doanh máy tính nên thường phải nhập và bán rất nhiều chủng loại,
linh kiện máy tính khác nhau và việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý dữ
liệu chưa được triệt để nên công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý mua
cũng như bán hàng, và những nhược điểm thường gặp là:
Thời gian chi phi cho việc truy xuất dữ liệu chậm cho nên không đáp ứng được
tính nhanh nhạy của thông tin.
Khi số lượng khách hàng mua cũng tăng lên với số lượng lớn thì việc kiểm tra
hàng trong kho rất khó khăn, việc chờ đợi lâu và hơn nữa có thể nhầm lẫn gây ra sự
khó chịu với khách hàng.
Đối với kế toán thì công đoạn lập hoá đơn thanh toán phải làm thủ công nên
việc nhầm lẫn giá cả giữa các mặt hàng, tính nhầm hoá đơn là không thể tránh khỏi.
Khi lãnh đạo cần báo cáo đột xuất về mặt hàng nào đó thì nhân viên phòng hành
chính tổng hợp phải lấy số lượng thực tế tại kho và đối chiếu với kế toán kho, tổng hợp
số liệu chứng từ liên quan để kết xuất thông tin cần thiết cho báo nên rất tốn thời gian.
Với thời kỳ hội nhập mở cửa thì mặt hàng máy vi tính là một trong những mặt
hàng bán khá chạy, đời sống nhân dân ngày được nâng lên đồng nghĩa với thời kỳ của
CNTT dang bùng nổ. Từ đó hệ thống quản lý của Công ty ngày càng được hoàn thiện
hơn.
2.Quy trình công việc của Công ty:
Đối tượng mua sắm của Công ty là tất cả mọi tầng lớp nhân dân, học sinh, sinh
viên có nhu cầu mua sắm và sử dụng máy tính, các thiết bị văn phòng có thể đến Công
ty và tuỳ chọn cho mình một bộ máy tính ưng ý tuỳ theo yêu cầu và giá tiền khách
hàng mong muốn và nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn và giúp khách hàng.
Trong quá trình thanh toán: khách hàng thành toán với nhân viên kế toán của
Công ty, kế toán sẽ viết hoá đơn trên đó có ghi rõ họ tên, địa chỉ, điện thoại của khách
hàng đồng thời ghi rõ mã mặt hàng, loại mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,
ngày bán cộng với phiếu bảo hành của sản phẩm… Trên mỗi mặt hàng có dán mác,
nhãn nhà sản xuất, năm ra đời sản phẩm…Ngoài ra Công ty còn chấp nhận khách hàng
thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
8
Khi khách hàng chọn được một sản phẩm nào đó thì sẽ có nhân viên giao hàng
giao hàng đến tận nơi theo địa chỉ của khách hàng (Nhưng không quá 10km).
Cứ hàng tháng nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại mặt hàng xem
mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào tồn nhiều, theo dõi lượng khách hàng đến
mua hàng tại Công ty, số lượng khách đến bảo hành đồng thời lập danh sách nhập
hàng.
Tóm lại: Quy trình hoạt động của Công ty là nhập hàng, bán hàng và thống kê
hàng tồn kho, thông kê doanh thu, theo dõi chất lượng của sảm phảm mình tiêu thụ,
bám sát vào thực tế để đưa ra từng bước đi hợp lý cho Công ty ngày càng phát triển lơn
mạnh.
II. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG:
Để quản lý được một khối lượng hàng hoá lớn thì hệ thống phải đáp ứng được
các yêu cầu: Dễ cập nhật, dễ tìm kiếm, dễ tra cứu, dễ sửa đổi ngoài ra hệ thống cần
phải xử lý được các lỗi và kiểm tra được tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập
nhật
Để đạt được mục đích ta cần phải xác định được:
- Đầu vào của hệ thống là thông tin về:
+ Thông tin về khách hàng.
+ Thông tin về mặt hàng.
+ Thông tin về Nhà cung cấp.
+ Thông tin về bảo hành.
- Đầu ra của hệ thống: Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra những
thông tin cần thiểt nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý. Đó là
những không tin liên quan đến khách hàng, bào hành, tìm kiếm, doanh thu…
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
9
A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I.KHÁI NỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.Khái niệm:
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị
lưu trữ thông tin, dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống theo một cấu trúc nào đó được
gọi tắt là cơ sở dữ liệu (CSDL).
2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Là một hệ thống phần mềm quản lý cơ cở dữ liệu và tập các thao tác xử lý dữ
liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất quan trọng, nó như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ
bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần
quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biẻu diễn ở trong máy.
3. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm
- Khai báo.
- Định nghĩa
- Nạp dữ liệu.
3.2. Cập nhật dữ liệu
- Bổ xung vào cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
3.3 Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu:
- Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu.
- Kiết xuất thông tin theo yêu cầu.
II. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới
có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở dữ liệu của
10
mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới len trên.
1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là phân hệ con của hẹ thống kinh doanh. Chức năng chính của
hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thông.
Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia mang
tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý, thông
tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống.
Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại:
Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát trinh tiếng nói,
công văn, hìnhn ảnh… Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với kỹ
thuật mang các đặc điểm khác nhau.
Thông tin có cấu trúc: Là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định
thường biếu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biếu quy định.
1.1. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh
doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại nhằm:
Phản ánh nội bộ cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động kinh doanh.
- Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưa
thông tin ra ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu
hàng hoá…
1.2. Vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thông thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ
thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp.
2. Quá trình phân tích thiết kế và cài đặt:
Quá trình phan tích và thiết kế hẹ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành
theo trình tự nhất địng có thể bao gồm các bước sau:
- Xác định vấn đề và yêu cầu.
- Xác định mục tiêu, ưu tiên.
- Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ? ) What ?
11
- Thiết kế vật lý (đưa những biện pháp, phương tiưện thực hiện nhằm trả lời câu
hỏi: Làm như thế nào ? ) How ?
- Cài đặt (lập trình).
- Khai thác và bảo trì.
Tuy nhiên việc phân phối giai đoạn này tuỳ thhuộc từng phương pháp và chỉ có
tính tương đối.
* Giai đoạn 1:
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
* Giai đoạn 2:
- Phân tích hệ thống
Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả
hoạt động mới (Giai đoạn thiết kế logic).
* Giai đoạn 3:
- Thiết kế tổng thể:
Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
* Giai đoạn 4:
- Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục.
- Thủ công.
- Kiểm soát phục hồi.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Các module, chương trình.
* Giai đoạn 5:
- Cài đặt, lập trình.
* Giai đoạn 6:
- Khai thác và bảo trì.
III. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG.
Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu
cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việc quản lý.
Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân chuyển từ
12
một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức
năng khác.
1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức
năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chức
năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức
năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Thành phần của biểu đồ bao gồm:
- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
- Kết nối: Kêté nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu bằng
đoạn thẳng.
Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D.
Đặc điểm của (BPC):
+ Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể
hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng.
+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ
thống làm như thế nào?
+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ quan mối liên quan thông tin giữa các chức năng.
Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa.
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức,
phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng.
13
Tên
A
CB D
2. Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD)
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một chức
năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống.
Tiến trinh (hoặc chức năng)
Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ đồ trong đó có ghi nhãn tên
các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại
thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.
Tiến trình được biểu diwnx bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ:
Luồng dữ liệu:
Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình.
Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của
dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu
Kho dữ liệu
Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc
nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào.
Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ kho dữ
liệu được thông tin dữ liệu đi vào hặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên
một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng
dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được
biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.
Tác nhân ngoài:
Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình
thức tiếp xúc với hện thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét