Kế toán bán hàng tại công ty Máy tính Việt nam 1

1.4 Vị Trí
Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhng công ty máy tính Minh Quang đã và
đang tạo dựng đợc cho mình một vị trí vững chắc. Đối với nghành tin học còn non trẻ
của nớc ta công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng nh một hạt nhân trung tâm, đi đầu
trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học.
Với chức năng chính là tổ chức nhập khẩu , lắp ráp và phân phối các sản phẩm tin
học công ty còn giữ một vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp cận với đời
sống và từng bớc phổ cập hoá tin học.
Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng dụng
khoa học kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bớc đa nghành tin học nớc ta
phát triển, hoà nhập cùng thị trờng tin học thế giới.
1.5. Ph ơng h ớng hoạt động .
Với nỗ lực và quyết tâm cao trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra công ty
máy tính việt nam I đã xác định cho mình hai phơng hớng hoạt động chính đó là :
+ Từng bớc phát triển, chiếm lĩnh thị trờng trong nớc. Đa thị trờng trong tin học
trong nớc trở thành một thị trờng tin học phát triển cao trong khu vực và từng bớc hoà
nhập với thế giới.
+ Phát triển một thị trờng các thiết bị tin học hớng mạnh ra xuất khẩu .
2. Cơ cấu tổ chức quản lí của Công ty:
2.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đợc phản ánh qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 1

5
Giám đốc Công ty
*Ban giám đốc Công ty gồm : Giám đốc và 2 phó giám đốc
- Giám đốc Công ty là ngời đứng đầu Công ty, đồng thời cũng là ngời chịu trách
nhiệm trớc tổng Công ty điện tử và Tin học Việt Nam.
Trợ giúp cho giám đốc là 2 Phó giám đốc
- Phó giám đốc thứ nhất: đợc sự uỷ quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách khâu công
nghệ phần mềm tin học và đào tạo Tin học.
- Phó giám đốc thứ hai : phụ trach công tác đối nội và đối ngoại của công ty.
Tiếp đến là các phòng ban.
Phòng hành chính tổ chức : Do một trởng phòng phụ trách, làm nhiệm vụ giúp việc
cho giám đốc công ty trong 2 lĩnh vực.
- Về mặt hành chính : Quán xuyến mọi phát sinh về mặt hành chính của toàn Công ty.
- Về mặt nhân sự: Giúp giám đốc về quản lý nhân sự.
Phòng tài chính Kế toán: Do kế toán trởng Công ty trực tiếp phụ trách với hai nhiệm
vụ.
- Giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh
doanh và sản xuất toàn Công ty theo pháp lệnh Kế toán thống kê.
- Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu của Nhà nớc, xây dựng và quản lý các định
mứcvề tiền lơng, lao động toàn Công ty.
Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: Đây là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ kinh
doanh hoặc sản xuất. Trên thực tế Công ty có bẩy đơn vụ trực thuộc tring đó có sáu
cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ mua và bán các linh kiện thiết bị máy tính và một số
6
Các đơn vị KD trực
thuộc
Phòng hành chính
Tổ chức
Phòng tài chính
Kế toán
T.tâm
các hệ
thống
Thông
tin
Trung
tâm Kỹ
thuật
tin học
Trung
tâm dịch
vụ kinh
doanh
điện tử
Tin học
Trung
tâm
chuyển
giao
Công
nghệ
Trung
tâm th-
ơng
mại và
dịch vụ
Trung
tâm máy
tính và
thiết bị
văn
phòng
Trung
tâm điện
tử và
công
nghệ
thiết bị điện dân dụng khác. còn trung tâm điện tử và Công nghệ là một phân xởng
sản xuất, làm nhiệm vụ lắp ráp các loại ổn áp
3. Tổ chức, hình thức kế toán áp dụng.
3.1 . Khái quát về tổ chức công tác kể toán công ty
Nhiệm vụ của phòng kế toán
Kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý cung cấp
thông tin cho chủ doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp xem xét, kinh doanh mặt
hàng, nhóm hàng, đặc điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh, cửa hàng
nào thực hiện tốt công tác bán hàng, Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích đánh gía,
lựa chọn các phơng án đầu t sao cho có hiệu quả nhất. Kế toán nhằm mục đích cung cấp
thông tin vì vậy kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ tổ chức sao cho các số liệu trong báo
cáo bán hàng phải nói lên đợc tình hình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất l-
ợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là những nhiệm vụ:
- Phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ hàng hoá cả về số lợng, trị giá và việc
thực hiện các hợp đồng mua bán. Khi hạch toán cần phải hạch toán đúng đắn từ khâu
hạch toán tổng hợp đến khâu hạch toán chi tiết. Kết toán phải có nhiệm vụ tổ chức một
hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đến cuối kỳ kế
toán xác định đúngđắn tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ, từ đó xác định kết quả
bán hàng của đơn vị làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng nh các nghĩa vụ đối
với nhà nớc.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trớc hết kiểm
tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng, kiểm tra
việc thực hiện tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân, các biện pháp nhằm phát
triển doanh thu bán hàng. Cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán hàng, quản lý chặt
chẽ doanh thu bán hàng tránh hiện tợng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Thờng xuyên
theo dõi kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa thực tế với sổ sách nhằm ngăn ngừa
những hiện tợng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm trong bảo quản hàng hoá.
- Phản ánh, giám đốc tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện
để cho quá trình thanh toán đợc nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Kế toán nắm bắt và xử
lý quá trình thanh toán giúp cho công tác bảo toàn và phát triển vốn đợc bảo đảm.
- Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng
loại hàng hoá tiêu thụ. Tính toán chính xác trị giá gia tăng của hàng xuất bán và xác
định kết quả bán hàng. Do việc tính toán trị giá gia tăng của hàng hoá đã tiêu thụ có
7
ảnh hởng trực tiếp đến kết quả bán hàng nên kế toán có nghĩa vụ thực hiện, chấp
hành nguyên tắc, chế độ tính trị giá gia tăng, nếu có sự thay đổi trong cách tính toán
phải có văn bản chỉ rõ và nêu đợc những nguyên nhân cụ thể
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp,
trên cơ sở đó có những biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp
cho lãnh đạo đơn vị nắm đợc tình hình tiêu thụ hàng hoá để có những chính sách điều
chỉnh kịp thời cho thích hợp với điều kiện thực tế.
- Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực
cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh của doanh nghiệp nói chung. Nó
giúp cho ngời sử dụng những thông tin của kế toán nắm đợc toàn diện hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đa ra quyết định kịp thời phù hợp với tình
hình biến động của thị trờng cũng nh việc lập kế hoạch hoạt động trong tơng lai.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
8
Sơ đồ 3 :
Kế toán trởng : là ngời quan trọng nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn
bộ về quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp
số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi nên cấp trên, hớng dẫn toàn bộ công tác kế
toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho
ngời quản lý.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi tình hình
thu, chi tiền mặt gửi ngân hàng.
Kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, xác
định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính doanh nghiệp.
Kế toán tiền lơng: tính toán xác định cụ thể tiền lơng, các khoản BHXH, BHYT, và
KPCĐ, phải tính vào chi phí và các khoản phải trả công nhân viên.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt.
Nhân viên hạch toán: Tập hợp hoá đơn chứng từ phát sinh ở các trung tâm để chuyển
lên phòng kế toán của Công ty.
3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty Máy tính Việt Nam I
* Công ty Máy tính Việt Nam I tổ chức Kế toán theo hình thức tập trung, tạo điều
kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhất của
Kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.
9
Trởng Phòng Kế toán
Kế toán
thanh
toán
Nhân viên hạch toán ở trung tâm
Thủ
quỹ
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
tiền lơng
Kế toán
vật liệu
* Hình thức kế toán áp dụng :
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ.
4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán của
đơn vị.
Về thực tế đây là một Công ty TNHH có đến 90% vốn nớc ngoài, việc hạch toán
theo kế toán Việt Nam là điều hết sức mới mẻ và hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Ngay từ ngày đầu sơ khai
hội đồng quản trị có những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã
áp dụng kế toán trên máy vi tính và qua hệ thống thông tin điện tử. Việc hạch
toán đồng thời trên máy và trong sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lới kế
toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công ty. Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính
cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan
niệm về tiền tệ khác nhau nhng việc đa đến một hệ thống kế toán thống nhất là
một vấn đề rất tốt cho Công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép
đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình
hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên
quan . Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc
phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều đợc lập chứng
từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập,
xuất kho hàng hoá. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán
riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập,
kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của Công ty.
Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của công
ty máy tính Minh Quang đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình tạo đIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩy
hoạt động KINH DOANH
10
II - Thực trạng công tác kế toán bán hàng và Xác định
kết quả bán hàng tại Công ty Máy tính minh quang.
Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán
của Công ty. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân tích về tình
hình thực tế và thấy đợc khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên thơng trờng cạnh
tranh máy tính gay go ác liệt. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là theo dõi doanh thu bán
hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng trung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng
nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách hàng, từng nhóm mặt hàng. Kế toán doanh thu
bán hàng cung cấp đợc thông tin một cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp
sử lý và thay đổi chiến lợc kinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán
khác để xác định đợc kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất.
Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chung hay
kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kếtquả của công táckế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng. Mặt khác mục đích sử dụng thông tin về
kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt động theo từng
tháng để đa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng sau do đó để đáp ứngnhu
cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết về kết quả bán hàng phải đợc kế toán cung cấp
hàng tháng hay nói cách khác công tác phân tích phải đợc thực hiện hàng tháng
Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máy vi
tính, máy văn phòng đang bán trên thị trờng so với lơng hàng máy tính bán ra của công
ty. Nh vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khác biết đợc nhu cầu của
khách hàng và điểm mạnh của Công ty để cóphơng hớng phát triển hợp lý. Bên cạnh đó
việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng,
nó cung cấp cho phòng kinh doanh những thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng
hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng bằng các cách khác nhau .
a- Chứng từ sử dụng :
.Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản
ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập , xuất đều đợc lập chứng từ đầy đủ .
Đây là khâu hạch toán ban đầu , là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá.
Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập,
phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thơng mại cho nên
11
hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từ đều phải có 3
liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên đợc lu giữ tại quyển gốc, còn lại 1 liên
do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc do khách hàng giữ ( đối với
phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT)
b- Hệ thống tài khoản áp dụng :
Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài
Chính
Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các nghiệp
vụ cần phải đợc phản ánh nh : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng ,hàng bán bị trả
lại hay giảm giá hàng bán Thông qua các tài khoản kế toán các nghiệp vụ đó đợc phản
ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan .
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.
TàI khoản 531 :Hàng bán bị trả lại
TàI khoản 532 : Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán
các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh -
Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các
hoạt động khác trong một kỳ kế toán.:
Tài khoản 911 cuối kỳ không có số d.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên quan
đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642
c- Sổ sách áp dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ. Chính
vì vậy khi hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê , nhật ký chứng từ , sổ cái tài khoản.
12
- Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ , hàng
hoá bán ra., mua vào.
d- Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức
nhật ký - chứng từ.
Ghi hàng ngày
Kiểm tra , đối chiếu
Ghi cuối kì
13
Sơ đồ hạch toán :
14
Hoá đơn , phiếu
nhập , xuất kho
Bảng kê
số1,2,8,11
Sổ chi tiết các
tài khoản 156, 632, 641,
Nhật ký chứng từ số 8
Sổ cái các
tài khoản 156,157,511,512,
Báo cáo
kế toán

Xem chi tiết: Kế toán bán hàng tại công ty Máy tính Việt nam 1