43 Hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng & thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty dịch vụ tư vấn tài chính Kế toán & kiểm toán

- Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều h-
ớng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ
của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Chẳng hạn khoản phảI thu có thể bị khai
tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục
đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cảI thiện tình hình tàI chính doanh nghiệp. Vì
thế việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tơng đối tốn kém và mất thời
gian. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tàI chính nói
chung và các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán
viên không thể không xem xét những đặc đIểm của chu kỳ và ảnh hởng của nó
đến việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả.
II.2. Tổ chức kế toán Bán hàng-Thu tiền
Bán hàng-Thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Là
giai đoạn thứ 2 sau quá trình mua vào và thanh toán đối với doanh nghiệp thơng
mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất.
Do đó cũng giống nh các giai đoạn khác tổ chức kế toán Bán hàng-Thu tiền bao
gồm các nội dung sau.
a. Tổ chức chứng từ kế toán.
Đó là quá trình thiết kế khối lợng chứng từ kế toán và quy trình hạch
toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức
chứng từ kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền đợc chia làm 2 trờng hợp.
Trờng hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất. Quy trình luân chuyển
chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau.
5

Biểu 01. Quy trình luân chuyển chứng từ



Trờng hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân
chuyển chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau.
Biểu 02.

6
Nhu
cầu
bán
hàng
Bộ
phận
cung
ứng
Thủ trư
ởng
hoặc kế
toán trư
ởng
Bộ
phận
quản lý
hàng
Kế
toán
thanh
toán
Lưu
chứng
từ
Lập
chứng
từ bán
hàng
Ký
duyệt
hoá đơn
bán
hàng
Giao
nhận
hàng
theo
hoá
đơn
Ghi
sổ và
theo
dõi
thanh
toán
Nhu
cầu
cung
cấp
dịch
vụ
Bộ
phận
kinh
doanh
Thủ trư
ởng
hoặc kế
toán
trưởng
Bộ
phận
cung
cấp
dịch vụ
Kế
toán
bán
hàng
Lưu
chứn
g từ
Lập hoá
đơn
cung cấp
dịch vụ
Ký
duyệt
hoá đơn
dịch vụ
Thu
tiền
Cung
cấp
dịch vụ
Ghi sổ
doanh
thu và
các sổ
khác
Thủ
quỹ

b. Các tài khoản sử dụng.
Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phơng pháp đối ứng tài
khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ
thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Để phản ánh đợc thì phải xây dựng đợc một bộ
tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình Bán
hàng-Thu tiền. Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau.
Tài khoản 511 - Doanh thu Bán hàng
Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ.
Tài khoản 521- Chiết khấu Bán hàng.
Tài khoản 531- Doanh thu hàng bán bị trả lại.
Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng.
Tài khoản 3387- Doanh thu nhận trớc
Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 721- Thu nhập bất thờng.
Tài khoản 3331- Thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ.
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 004 - Nợ khó đòi đã sử lý
c. Hệ thống sổ sách sử dụng.
Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật kí chung thì hệ
thống sổ bao gồm các sổ sách sau.
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ nhật ký thu tiền.
- Sổ cái các khoản phải thu.
- Sổ chi tiết các khách hàng nợ.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
7

d. Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ
111,112,131 TK521,531,532 TK511,512 TK111,112

Chiết khấu K/c khoản giảm doanh thu thu tiền ngay
Giảm giá, hàng trừ doanh thu bán trả lại
TK3387

doanh thu Doanh thu
kỳ này Nhận trớc
Nợ TK004 -Xoá sổ nợ khó đòi
Có TK004 - Nợ khó đòi đã xoá sổ TK131,136 TK642
Nay đòi đợc Doanh Xoá nợ phải
thu cha thu khó đòi
thu tiền
Tk721 TK139
hoàn nhập dự Lập dự phòng

phòng phải thu phải thu khó đòi
khó đòi
e. Báo cáo số liệu kế toán.
Trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán lập bảng
cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho công tác
quản lý. Từ đó nắm rõ đợc nội dung và quá trình hạch toán kiểm toán chu trình
Bán hàng-Thu tiền, kiểm toán viên tiến hành kiểm toán.
II. Chu trình Bán hàng-Thu tiền với công tác kiểm toán.
II.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình Bán hàng-Thu
tiền.
a. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng
luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu
quả nhất. Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao
từ đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu Để
đạt đợc điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải
8

đợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ
đó giúp cho các quản trị gia nắm bắt đợc các thông tin và đa ra các quyết định
kịp thời. Nh vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ
là để giúp doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng để
đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là việc
xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt
động của doanh nghiệp.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội
bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 4 mục tiêu sau.
+) Bảo vệ tài sản của đơn vị
+) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
+) Bảo đảm để thực hiện các quy định pháp lý.
+) Bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Nh vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn
bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều
hành các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau:
+) Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
+) Đảm bảo đợc mọi hoạt động của đơn vị đều đợc thực hiện đúng trật tự
và đợc giám sát.
+) Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thờng trong hoạt động kinh doanh
để tìm biện pháp xử lý.
+) Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
+) Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức.
+) Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu
pháp định có liên quan.
b. Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
b1. Môi trờng kiểm soát. Bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý các dữ liệu
của các loại hình kiểm soát nội bộ, 2 nhóm nhân tố này thể hiện trên 6 mặt chủ
yếu sau.
Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị.
Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và
điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm của và đờng lối quản trị ảnh
hởng lớn đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu h-
ớng khác nhau trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hớng đối lập nhau
đó là cách quản lý táo bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu ban quản trị là những ngời
9

táo bạo trong việc ra quyết định thì thờng dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu
ban quản trị là những ngời quá rụt rè thì thờng có những ảnh hởng không tốt
đến hoạt động kinh doanh.
Mặt 2: Cơ cấu tổ chức nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo
những xu hớng khác nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ
cấu tổ chức hợp lý xẽ tạo điều kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh đ-
ợc những chồng chéo đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách
nhiệm.
Mặt 3: Chính sách cán bộ nói đến việc sử dụng và bồi dỡng cán bộ và quá
trình sử dụng, bồi dỡng cán bộ có mang tính kế tục và liên tiếp hay không. Xây
dựng đợc đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trực tiếp gia
tăng hiệu quả lao động. Để xây dựng đợc một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có
chính sách tuyển dụng, đề bạt và khen thởng công bằng.
Mặt 4: Kế hoạch và chiến lợc một hệ thống kiểm soát nội bộ đợc đánh giá
là có hiệu quả khi doanh nghiệp có một chiến lợc trớc mắt và lâu dài. Kế hoạch
và chiến lợc hoạt động là căn cứ để xem xét doanh nghiệp có định hớng phát
triển lâu dài.
Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của doanh nghiệp ( những thành viên chính thức của hội đồng quản trị,
những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát). Uỷ ban kiểm soát thờng đợc
giao trách nhiệm giám sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ
cấu kiểm soát nội bộ và sự tuân thủ những điều luật và các quy định.
Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài. Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hởng
của các nhân tố bên ngoài nh luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan
nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đờng lối phát triển của đất
nớc và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
b2. Hệ thống kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức
năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng phơng pháp chứng từ, ph-
ơng pháp đối ứng tài khoản,phơng pháp tính giá và phơng pháp tổng hợp cân
đối kế toán.
Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sổ chứng từ, sổ chi tiết,
hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá
trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm
soát nội bộ của doanh nghiệp.
VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ.
Lập Duyệt Thực thi Ghi sổ Lu Huỷ
10

b3: Các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là chế độ và thể thức ngoài
các yếu tố về môi trờng kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán đã đợc
ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Các thủ tục kiểm soát đ-
ợc xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản sau.
Nguyên tắc 1 : Phân công phân nhiệm rõ ràng.
Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm,
ngăn ngừa các sai sót xẩy ra và nếu có xẩy ra thì cũng dễ phát hiện do trách
nhiệm đợc phân cho nhiều bộ phận và nhiều ngời trong bộ phận. Mặt khác, việc
phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá trong
hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc 2 : Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một
số hành vi khác nhau trong quá trình quản lý để ngăn ngừa các hành vi lạm
dụng quyền hạn trong quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm
hoặc cố ý.
VD : Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện, thực hiện và
kiểm soát, hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán
Nguyên tắc 3 : Chế độ uỷ quyền.
Việc uỷ quyền đợc thực hiện theo 1 trong 2 hình thức.
Hình thức 1: trong cả nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định .
Hình thức 2: Chỉ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
b4: Hệ thống kiểm toán nội bộ.
Hệ thống kiểm toán nội bộ là bộ máy độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất
của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán nghiệp vụ hàng ngày hoặc kiểm toán
bảng khai tài chính ở các đơn vị trực thuộc.
II.2. Hệ thống các mục tiêu kiểm toán .
Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác
minh và theo thông lệ quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh đợc cụ thể hoá
thành các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tợng hay các loại hình kiểm toán mà
các mục tiêu có thể khác nhau.
Còn theo văn bản chuẩn mực kiểm toán 1 thì Mục tiêu của cuộc kiểm tra
bình thờng các báo cáo tài chính của các kiểm toán viên độc lập là sự trình bày
một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo phản ánh tình hình tài chính,
các kết quả độc lập và sự lu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán
đã đợc thừa nhận . Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào các mục tiêu đặt ra
nhằm cung cấp một bố cục giúp kiểm toán viên tập hợp đầy đủ bằng chứng cần
11

thiết. Các mục tiêu đặt ra này có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh
nghiệp mà cụ thể là ban quản trị về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình
bày trên báo cáo tài chính. Thông thờng các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán là
nh sau.
Biểu 03.



Qua các bớc trên ta thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình
nói chung và chu trình Bán hàng Thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế
nên các mục tiêu kiểm toán. Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ
mục tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình .
Nh vậy mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ
sở dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với
mọi cuộc kiểm toán tài chính. Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng
chu trình cụ thể đợc thiết kế cho từng trờng hợp cụ thể theo sự phán đoán riêng
của kiểm toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót hay sẩy
ra đối với chu trình này.
12
Các báo cáo tài chính
Các bộ phận cấu thành của báo cáo tàI
chính
Xác nhận củ ban quản trị về chu trình
bán hàng thu tiền và các chu trình khác
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với
các chu trình kiểm toán.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đôI
với các chu trình kiểm toán.

Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc
kiểm toán tài chính nh sau:
1. Xác minh về tính hiệu lực.
2. Xác minh về tính trọn vẹn.
3. Xác minh về việc phân loại và trình bày.
4. Xác minh về nguyên tắc tính giá.
5. Xác minh về quyền và nghĩa vụ.
6. Xác minh về tính chính xác, máy móc.
Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các
mục tiêu đặc thù cho chu trình Bán hàng- Thu tiền nh sau:
1. Xác nhận về sự hiện hữu ( tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả
kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã
xẩy ra, các khoản phải thu là có thực đợc lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
2. Xác nhận về tính đầy đủ ( tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch
vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã đợc ghi sổ và đa
váo báo cáo tài chính.
3. Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh
nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp.
4. Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu
đợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc đánh giá theo các chuẩn mực kế toán
và các quy định về tài chính.
5. Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu đợc trình bày
trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng nh trên các báo cáo tài chính theo
đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành.
6. Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu,
hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia đợc tính toán đúng đắn
và chính xác.
7. Xác nhận về tính đúng kỳ: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải
đợc ghi chép đúng kỳ, không đợc ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh
thu kỳ sau và ngợc lại.
Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù
riêng và chu trình Bán hàng Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt. Tuy nhiên
với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình Bán hàng
Thu tiền là khác nhau. Vì vậy căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể mà kiểm toán
viên xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể.
II.3. Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán .
13

a. Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm.
- Báo cáo kết quả kinh doanh của năm trớc và năm nay
- Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc
trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng)
- Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng.
- Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của
ngân hàng.
- Các hợp đồng khế ớc, tín dụng.
- Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá
b. Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán .
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch
toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm.
1. Sổ nhật ký chung.
2. Sổ nhật ký thu tiền.
3. Sổ cái các khoản phải thu.
4. Các sổ liên quan khác( nếu cần thiết)
C. quy trình kiểm toán chu trình Bán hàng-Thu tiền trong
kiểm toán bản khai tài chính
Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho
chu trình Bán hàng Thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm
toán. Để đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả
thì việc tập hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy
trình.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp của quá trình tổ chức
một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một
cách đầy đủ .
Chu trình Bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của báo cáo tài
chính, vì vậy để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi
kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm
toán báo cáo tài chính. mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các bớc
cơ bản sau:
Bớc 1. Chuẩn bị kiểm toán.
Bớc 2. Thực hiện kiểm toán.
14

Xem chi tiết: 43 Hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng & thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty dịch vụ tư vấn tài chính Kế toán & kiểm toán