giao trình và bài tập access

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "giao trình và bài tập access": http://123doc.vn/document/572753-giao-trinh-va-bai-tap-access.htm

Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
CC BC THIT K CSDL
Bc 1: Xỏc nh mc tiờu khai thỏc CSDL ca chỳng ta. iu ny quyt nh cỏc loi s
kin chỳng ta s a vo MS Access.
Bc 2: Xỏc nh cỏc bng d liu cn thit. Mi i tng thụng tin s hỡnh thnh mt
bng trong CSDL ca chỳng ta.
Bc 3: Sau khi ó xỏc nh xong cỏc bng cn thit, tip n ta phi ch rừ thụng tin no
cn qun lý trong mi bng, ú l xỏc nh cỏc trng. Mi loi thụng tin trong bng gi l
trng. Mi mu in trong cựng mt bng u cú chung cu trỳc cỏc trng. Vớ d: Trong lý
lch khoa hc cỏn b, nhng trng (thụng tin) cn qun lý l: H V TấN, CHUYấN
MễN, HC V, HC HM,
Bc 4: Xỏc nh cỏc mi quan h gia cỏc bng. Nhỡn vo mi bng d liu v xem xột
d liu trong bng ny liờn h th no vi d liu trong bng khỏc. Thờm trng hoc to
bng mi lm rừ mi quan h ny. õy l vn ht sc quan trng, to c quan h
tt s giỳp chỳng ta nhanh chúng truy tỡm tỡm v kt xut d liu.
Bc 5: Tinh ch, hiu chnh li thit k. Phõn tớch li thit k ban u tim li, to bng
d liu v nhp vo vi bn ghi, th xem CSDL ú phn ỏnh th no vi nhng yờu cu
truy xut ca chỳng ta, cú rỳt c kt qu ỳng t nhng bng d liu ú khụng. Thc
hin cỏc chnh sa thit k nu thy cn thit.
2. KHI NIM V BNG
Bng l ni cha d liu v mt i tng thụng tin no ú nh SINH VIấN, HểA
N, Mi hng trong bng gi l mt bn ghi (record) cha cỏc ni dung riờng ca i
tng ú. Mi bn ghi ca mt bng u cú chung cu trỳc, tc l cỏc trng (field). Vớ
d: Cho bng di õy qun lý lý lch khoa hc cỏn b trong trng i hc, cú cỏc
trng MACB (Mó cỏn b), TRINHDOVH (Trỡnh vn húa), CHUYENMON (Chuyờn
mụn),
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Trong mt CSDL cú th cha nhiu bng, thng mi bng lu tr nhiu thụng tin
(d liu) v mt i tng thụng tin no ú, mi mt thụng tin u cú nhng kiu c
trng riờng, m vi Access nú s c th thnh nhng kiu d liu ca cỏc trng.
3. TO BNG MI TRONG C S D LIU
Trong MS Access cú hai cỏch to bng, mt l cỏch dựng Table Wizard, nhng
cỏc trng õy MS Access t ng t tờn v khụng cú bn tay can thip ca ngi s
dng. õy, s a ra cỏch to mi bng hon ton do ngi s dng.
3.1. To bng khụng dựng Table Wizard
Trong ca s Database, chn tab Table (hoc Lnh View/Daatbase object - Table)
Chn nỳt New, xut hin hp thoi
Datasheet View: Trờn mn hỡnh s xut hin mt
bng trng vi cỏc trng (tiờu ct) ln lt Field1, field2
Design View: Trờn mn hỡnh xut hin ca s
thit k bng, ngi s dng t thit k bng.
Table Wizard: Thit k bng vi s tr giỳp ca MS Access
Import table: Nhp cỏc bng v cỏc i tng t cỏc tp tin khỏc vo CSDL
hin thi.
Link table: To bng bng cỏch ni vo CSDL hin thi cỏc bng ca CSDL
khỏc.
Chn chc nng Design View, chn OK.
3.2. S dng Design View
Field Name: Tờn trng cn t (thụng tin cn qun lý)
Data Type: Kiu d liu ca trng
Desciption: Mụ t trng, phn ny ch mang ý ngha
lm rừ thụng tin qun lý, cú th b qua trong khi thit k bng.




Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Field properties: Cỏc thuc tớnh ca trng
Xỏc nh khoỏ chớnh ca bng (nu cú)
Xỏc nh thuc tớnh ca bng, Lu bng d liu
t tờn trng
Tờn trng õy khụng nht thit phi cú di hn ch v phi sỏt nhau, m ta cú
th t tờn trng tựy ý nhng khụng vt quỏ 64 ký t k c ký t trng. Lu ý rng, tờn
trng cú th t di nờn nú d mụ t c thụng tin qun lý, nhng s khú khn hn khi
ta dựng cỏc phỏt biu SQL v lp trỡnh Access Basic. Do ú khi t tờn trng ta nờn t
ngn gn, d gi nh v khụng cha ký t trng.
Kiu d liu
MS Access cung cp mt s kiu d liu c bn sau:
Kiu d liu
D liu vo Kớch thc
Text Vn bn Ti a 255 byte
Memo Vn bn nhiu dũng, trang Ti a 64000 bytes
Number S 1,2,4 hoc 8 byte
Date/Time Ngy gi 8 byte
Currency Tin t (S) 8 byte
Auto number
ACCESS t ng tng lờn mt khi
mt bn ghi c to 4 byte
Yes/No Lý lun (Boolean) 1 bit
OLE Object i tng ca phn mm khỏc Ti a 1 giga byte
Lookup Wizard
Trng nhn giỏ tr do
ngi dựng chn t 1 bng
khỏc hoc 1 danh sỏch giỏ
tr nh trc
Hyper link Liờn kt cỏc URL
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Quy nh thuc tớnh, nh dng cho trng
t thuc tớnh l mt phn khụng kộm quan trng, nú quyt nh n d liu
thc s lu gia trong bng, kim tra chớnh xỏc d liu khi nhp vo, nh dng
d liu nhp vo Mi mt kiu d liu s cú cỏc thuc tớnh v cỏc c trng v
khỏc nhau. Sau õy l cỏc thuc tớnh, nh dng ca cỏc kiu d liu.
tng thờm tc x lý khi nhp d liu cng nh cỏc cụng vic tỡm kim sau
ny thỡ vic quy nh d liu rt quan trng.
Cỏc trng trong ACCESS cú cỏc thuc tớnh sau:
3.2.1. Field Size
Quy nh kớch thc ca trng v tựy thuc vo tng kiu d liu
Kiu Text: Chỳng ta quy nh di ti a ca chui.
Kiu Number: Cú th chn mt trong cỏc loi sau:
Byte: 0 255
Integer: -32768 32767
Long Integer: -3147483648 3147483647
Single:-3,4x10
38
3,4x10
38
(Ti a 7 s l)
Double: -1.797x10
308
1.797x10
308
(Ti a 15 s l)
Decimal Places
Quy nh s ch s thp phõn ( Ch s dng trong kiu Single v Double)
i vi kiu Currency mc nh decimal places l 2
3.2.2. Format
Quy nh dng hin th d liu, tựy thuc vo tng kiu d liu.
Kiu chui: Gm 3 phn
<Phn 1>;<Phn 2>;<Phn 3>
Trong ú:
<Phn 1>: Chui nh dng tng ng trong trng hp cú cha vn bn.
<Phn 2>: Chui nh dng tng ng trong trng hp khụng cha vn bn.
<Phn 3>: Chui nh dng tng ng trong trng hp null
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Cỏc ký t dựng nh dng chui
Ký t Tỏc dởch vuỷ du lởchng
@ Chui ký t
> i tt c ký t nhp vo thnh in hoa
< i tt c ký t nhp vo thnh in thng
Chui ký t Chui ký t gia 2 du nhỏy
\<ký t> Ký t nm sau du \
[black] [White] [red]
Hoc [<s>]
Trong ú 0<=s<=56
Mu
Vớ d
Cỏch nh dng
D liu Hin th
@@@-@@@@ 123456
abcdef
123-456
abc-def
> Tinhoc TINHOC
< TINHOC Tinhoc
@;Khụng cú;Khụng bit Chui bt k
Chui rng
Giỏ tr trng (Null)
Hin th chui
Khụng cú
Khụng bit
Kiu Number
nh dng do ACCESS cung cp
Dng D liu Hin th
General Number 1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1.234.50
Fixed 1234.5 1234
Standard 1234.5 1,234.50
Pecent 0.825 82.50%
Scientific 1234.5 1.23E+03
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
nh dng do ngi s dng
<Phn 1>;<Phn 2>;<Phn 3>;<Phn 4>
<Phn 1>:Chui nh dng tng ng trong trng hp s dng.
<Phn 2>: Chui nh dng tng ng trong trng hp s õm.
<Phn 3>: Chui nh dng tng ng trong trng hp s bng zero.
<Phn 4>: Chui nh dng tng ng trong trng hp null.
Cỏc ký t nh dng
Ký t Tỏc dng
.(Period) Du chm thp phõn
,(comma) Du phõn cỏch ngn
0 Ký t s (0-9)
# Ký t s hoc khong trng
$ Du $
% Phn trm
Vớ d
nh dng Hin th
0;(0);;Null
S dng hin th bỡnh thng
S õm c bao gia 2 du ngoc
S zero b b trng
Null hin ch Null
+0.0;-0.0;0.0
Hin th du + phớa trc nu s dng
Hin th du - phớa trc nu s õm
Hin th 0.0 nu õm hoc Null
Kiu Date/Time
Cỏc kiu nh dng do ACCESS cung cp
Dng
Hin th
General date 10/30/99 5:10:30PM
Long date Friday, may 30 , 1999
Medium date 30-jul-1999
Short date 01/08/99
Long time 6:20:00 PM
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Medium time 6:20 PM
Short time 18:20
Cỏc ký t nh dng
Ký t
Tỏc dng
: (colon) Du phõn cỏch gi
/ Du phõn cỏch ngy
d Ngy trong thỏng (1-31)
dd Ngy trong thỏng 01-31)
ddd Ngy trong tun (Sun -Sat0
W Ngy trong tun (1-7)
WW Tun trong nm (1-54)
M Thỏng trong nm (1-12)
MM Thỏng trong nm (01-12)
q Quý trong nm (1-4)
y Ngy trong nm (1-366)
yy Nm (01-99)
h Gi (0-23)
n Phỳt (0-59)
s Giõy (0-59)
Vớ d
nh dng Hin th
Ddd,mmm d,yyyy Mon,jun 2, 1998
Mm/dd/yyyy 01/02/1998
Kiu Yes/No
Cỏc kiu nh dng
nh dng
Tỏc dng
Yes/No ỳng/Sai
True/False ỳng/Sai
On/Off ỳng/Sai
nh dng do ngi s dng: Gm 3 phn
<Phn 1>;<Phn 2>;<Phn 3>
Trong ú: <Phn 1>: B trng
<Phn 2>: Trng hp giỏ tr trng ỳng
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
<Phn 3>: Trng hp giỏ tr trng sai
Vớ d
nh dng
Hin th
Trng hp True Trng hp False
;Nam;Nu Nam Nu
;co;Khong Co Khong
3.2.3. Input mask (Mt n)
Thuc tớnh ny dựng quy nh mt n nhp d liu cho mt trng.
Cỏc ký t nh dng trong input mask
Ký t Tỏc dng
0 Bt buc nhp ký t s
9 Khụng bt buc nhp, ký t s
# Khụng bt buc nhp, s 0-9, khong trng, du + v -
L Bt buc nhp, ký t ch
? Khụng bt buc nhp, ký t ch hoc khong trng
a Bt buc nhp, ký t ch hoc s
A Khụng bt buc nhp, ký t ch hoc s
& Bt buc nhp, ký t bt k
C Khụng bt buc nhp ký t bt k
< Cỏc ký t bờn phi c i thnh ch thng
> Cỏc ký t bờn phi c i thnh ch hoa
! D liu c ghi t phi sang trỏi
\<Ký t> Ký t theo sau \ s c a thng vo
Vớ d
Input mask D liu nhp vo
(000)000-0000 (054)828-8282
(000)AAA-A (123)124-E
Chỳ ý: Nu mun cỏc ký t gừ vo quy nh thuc tớnh input mask l password (Khi
nhp d liu vo ti cỏc v trớ ú xut hin du *).
3.2.4. Caption
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
Quy nh nhón l mt chui ký t s xut hin ti dũng tiờu ca bng. Chui ký
t ny cng xut hin ti nhón cỏc ca cỏc iu khin trong cỏc biu mu hoc bỏo cỏo.
3.2.5. Default value
Quy nh giỏ tr mc nh cho trng tr Auto number v OEL Object
3.2.6. Validation rule v Validation Text
Quy nh quy tc hp l d liu (Validation rule) gii hn giỏ tr nhp vo cho
mt trng. Khi gii hn ny b vi phm s cú cõu thụng bỏo Validation text.
Cỏc phộp toỏn cú tht dựng trong Validation rule
Cỏc phộp toỏn Phộp toỏn Tỏc dng
Phộp so sỏnh >, <, >=, <=, =, <>
Phộp toỏn logic Or, and , not Hoc, v, ph nh
Phộp toỏn v chui Like Ging nh

Chỳ ý: Nu hng trong biu thc l kiu ngy thỡ nờn t gia 2 du #.
Vớ d
Validation rule Tỏc dng
<>0 Khỏc s khụng
Like *HUE* Trong chui phi cha HUE
<#25/07/76# Trc ngy 25/07/76
>=#10/10/77# and <=#12/11/77# Trong khong t 10/10/77 n 12/12/77
3.2.7. Required
Cú th quy nh thuc tớnh ny bt buc hay khụng bt buc nhp d liu cho
trng.
Required Tỏc dng
Yes Bt buc nhp d liu
No Khụng bt buc nhp d liu
3.2.8. AllowZeroLength
Thuc tớnh ny cho phộp quy nh mt trng cú kiu Text hay memo cú th hoc
khụng cú th cú chui cú di bng 0.

Chỳ ý: Cn phõn bit mt trng cha giỏ tr null ( cha cú d liu) v mt trng cha
chui cú di bng 0 ( Cú d liu nhng chui rng ).
Giỏo trỡnh CSDL ACCESS
AllowZeroLength Tỏc dng
Yes Chp nhn chui rng
No Khụng chp nhn chui rng
3.2.9. Index
Quy nh thuc tớnh ny to ch mc trờn mt trng. Nu chỳng ta lp ch mc
thỡ vic tỡm kim d liu nhanh hn v tin hn.
Index Tỏc dng
Yes( Dupplicate OK) To ch mc cú trựng lp
Yes(No Dupplicate ) To ch mc khụng trựng lp
No Khụng to ch mc
3.2.10. New value
Thuc tớnh ny ch i vi d liu kiu auto number, quy nh cỏch thc m trng
t ng in s khi thờm bn ghi mi vo.
New value Tỏc dng
Increase Tng dn
Random Ly s ngu nhiờn
4. THIT LP KHO CHNH (primary key)
4.1. Khỏi nim khoỏ chớnh
Sc mnh ca mt H QTCSDL nh Microsoft Access, l kh nng mau chúng truy
tỡm v rỳt d liu t nhiu bng khỏc nhau trong CSDL. h thng cú th lm c iu
ny mt cỏch hiu qu, mi bng trong CSDL cn cú mt trng hoc mt nhúm cỏc
trng cú th xỏc nh duy nht mt bn ghi trong s rt nhiu bn ghi ang cú trong bng.
õy thng l mt mó nhn din nh Mó nhõn viờn hay S Bỏo Danh ca hc sinh. Theo
thut ng CSDL trng ny c gi l khúa chớnh (primary key) ca bng. MS Access
dựng trng khúa chớnh kt ni d liu nhanh chúng t nhiu bng v xut ra kt qu
yờu cu.
Nu trong bng chỳng ta ó cú mt trng sao cho ng vi mi tr thuc trng ú
chỳng ta xỏc nh duy nht mt bn ghi ca bng, chỳng ta cú th dựng trng ú lm
trng khúa ca bng. T ú cho ta thy rng tt c cỏc tr trong trng khúa chớnh phi